Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động diễn ra với nhiều các lĩnh vực như văn hóa, chính trị, xã hội… Một chương trình sự kiện sẽ có sự góp mặt của số lượng lớn khách mời, người tham gia tại cùng một địa điểm, thời gian nhất định… nhằm truyền tải những thông điệp, giá trị mà ban tổ chức muốn nhấn mạnh tới các thành viên có mặt trong buổi tham dự sự kiện đó. 

Mục đích của việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Truyền tải được những giá trị, thông điệp của nhà tổ chức đến với các thành phần tham dự chương trình. 
- Gửi đến đối tác khách hàng thông tin của các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Đưa sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng, giúp họ hiểu hơn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Từ đó thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng đối với thương hiệu của mình, mang nhiều lợi nhuận về cho công ty. 
- Hỗ trợ tối đa cho chiến dịch phân phối, truyền thông hình ảnh sản phẩm, quảng bá thương hiệu của nhà đầu tư. 
- Có cơ hội được giao lưu với những đối tác, khách hàng tiềm năng phát triển mối quan hệ lâu dài. 
- Nhiều chương trình tổ chức được diễn ra với mong muốn gây quỹ từ thiện, sự đóng góp của người tham gia sẽ được gửi đến những hoàn cảnh khó khăn cần sự giúp đỡ của cộng đồng. 
- Gửi lời tri ân, cảm ơn tới quý đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn đồng hành. Cùng nhau xây dựng và phát triển công ty vững mạnh. 
- Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cũng có mục đích chiêu mộ nhân tài, thu hút những cá nhân có nhu cầu tuyển dụng về làm việc tại công ty. 
- Tạo ra môi trường, không gian để đội ngũ cán bộ trong công ty được giao lưu, tìm hiểu lẫn nhau. Góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ. 
- Tập hợp nhân sự để cùng nhau triển khai, bàn bạc xây dựng chiến lược kinh doanh mới của công ty.

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Xác định mục đích tổ chức: Xác định rõ tổ chức sự kiện này là để làm gì, chủ đề của chương trình là gì, là tri ân khách hàng, gala dinner, khai trương, hay ra mắt sản phẩm mới, họp báo công bố sản phẩm mới… Xác định rõ là sự kiện doanh nghiệp hay sự kiện cộng đồng để có phương án tốt nhất. 
- Xác định mục tiêu: Những mong muốn, nội dung hay thông điệp muốn truyền tải đến cho khách hàng, khách mời tham dự sự kiện như thúc đẩy, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty, mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu công ty đến khách hàng… nhằm đánh giá hiệu quả công việc sau khi chương trình kết thúc.
- Đối tượng tham dự: Việc xác định và lên danh sách khách mời đúng đối tượng đến tham dự sự kiện sẽ đem lại hiệu quả hơn cả sự mong đợi của doanh nghiệp tổ chức. Đối tượng tham dự chương trình tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà doanh nghiệp hướng đến. Ngoài ra việc xác định đúng đối tượng tham dự sẽ tổ chức sự kiện phù hợp hơn.
- Dự trù ngân sách: Việc dự trù ngân sách sẽ giúp chủ động nguồn tài chính phù hợp, tránh phát sinh những chi phí không đáng có, cũng như việc kiểm soát chi phí sẽ trở nên chặt chẽ và hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy liệt kê các hạng mục cần thiết, tham khảo báo giá các đơn vị cung cấp để có bảng dự toán gần đúng nhất.
- Lập kế hoạch tổ chức chi tiết: Lựa chọn địa điểm tổ chức. Lên kịch bản, lời dẫn chương trình. Tìm các đơn vị hỗ trợ các hạng mục cần thiết như thiết bị sự kiện, nhân sự… Theo dõi, trang trí khu vực tổ chức sự kiện. Phân công công việc cho các bộ phận phụ trách như: MC, PG, lễ tân, Báo chí, quay phim chụp ảnh, truyền thông sự kiện, tài liệu về chương trình, quà tặng, bàn tiệc, trang trí…
- Timeline sự kiện: Bao gồm thời gian, nội dung diễn ra trong thời gian đó, cần làm gì lúc đó, ai phụ trách… Quý khách nên thống nhất trước kịch bản dẫn chương trình với MC để có sự sắp xếp tốt nhất trước chương trình.
- Set up sự kiện: Lắp đặt sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình led, trang trí sân khấu bằng fomex, hoa, bóng bay…
- Kết thúc sự kiện: Đánh giá mức độ thành công của chương trình. Phản hồi từ phía đơn vị tổ chức và khách mời tham dự. Tổng kết chi phí thực hiện để tất toán chương trình. Báo cáo hiệu quả truyền thông của sự kiện và những bài học kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Dịch vụ tổ chức sự kiện Gu Vietnam
Gu Vietnam sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ như: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, hội thảo, tất niên công ty, kỷ niệm thành lập, họp báo, vinh doanh… với sự tận tâm, chu đáo, chuyên nghiệp và thấu hiểu:
- Hỗ trợ, tư vấn mọi lúc mọi nơi
- Xây dựng ý tưởng phù hợp với nội dung chương trình
- Xây dựng kịch bản chương trình, kịch bản MC
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng cao
- Cung cấp nhân sự sự kiện bao gồm: MC, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy theo yêu cầu của quý khách, phù hợp với tính chất của chương trình.
- Tổ chức sự kiện đầy đủ như đã cam kết trong hợp đồng, đúng thời gian và địa điểm, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.
- Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đội ngũ kỹ thuật năng động và chuyên nghiệp, sẽ hỗ trợ quý khách hàng tối đa.
- Dịch vụ chất lượng, với mức giá hợp lý, uy tín đảm bảo theo quy mô chương trình.
- Hỗ trợ tư vấn về địa điểm, giấy tờ tổ chức sự kiện (nếu cần).
- Tư vấn địa điểm tổ chức sự kiện đa dạng và linh hoạt
- Không kén chọn khách hàng, hay quy mô sự kiện

Hãy để Gu Vietnam nâng tầm sự kiện của bạn thông qua sự tận tâm chuyên nghiệp của đội ngũ chúng tôi, thông qua chương trình ấn tượng, lồng ghép nhiều hoạt động, mang đến những cảm xúc lắng đọng hay cao trào đến người tham dự. Xây dựng chương trình và kịch bản phù hơp theo ngân sách, hấp dẫn, đặc sắc để khách hàng có thể lựa chọn. Đặc biệt, thực hiện đúng cam kết về chất lượng chương trình, cũng như những trách nhiệm cao trong công việc đảm trách.

Gu Vietnam